Pengaturan File dan Pengelolaan Dokumen

Apakah bisnis anda yang merupakan sumber penghasilan anda jalan di tempat? Atau anda ingin mengembangkan bisnis anda menjadi jauh lebih besar dari saat ini? Salah satu langkah awal, segera perbaiki system kearsipan anda (system file).

Tahukah anda bahwa dokumen atau berkas sangat penting artinya bagi kelangsungan bisnis anda? Dengan memberikan perhatian kecil kepada pengelolaan dan pengaturan dokumen anda, berarti anda tidak berkeinginan untuk lebih mengembangkan bisnis anda.

Bergerak dari suatu ide untuk mengembangkan dan membagi ilmu pengetahuan dari masing-masing team-nya kepada Calon Klien yang membutuhkan serta atas dasar pengalaman kerja dan keinginan untuk membantu Klien memberikan terobosan baru dalam pengelolaan dan pengaturan dokumen, kami berkeyakinan dapat berhasil memberikan pelayanan maksimal kepada Klien atas pengelolaan dan pengaturan dokumen.

Our Focus

Fokus kami adalah untuk membantu Klien menemukan dan menentukan Sistem Pengarsipan dan pengelolaan dokumen yang paling efektif dan efisien yang sesuai untuk bidang bisnis Klien.

Berikut ini beberapa bentuk Sistem Pengarsipan (Filing System) yang biasa di kenal.

Filing System

Sistem Subyek : File disusun berdasarkan subjek atau jenis nama. Misalnya kelompok surat lamaran dijadikan satu dengan nama file Lamaran. Masing-masing file kemudian disusun sesuai dengan abjad atau kronologinya. System ini sangat berguna untuk menyimpan segala sesuatu yang berhubungan dengan suatu topik tertentu dalam satu file.

Sistem Abjad : File disusun secara abjad / alphabet. Biasanya system ini dikombinasikan dengan system lain karena sangat tidak efektif untuk menyimpan file yang cukup banyak dengan berbagai macam topik.

Sistem Tanggal : File disusun berdasarkan kronologi atau urutan kejadian. Semua surat yang dijawab suatu hari misalnya, diarsipkan bersama-sama. Teori system ini adalah terkadang kita lupa kepada siapa kita mengirim surat, tetapi lebih ingat pada kapan surat tersebut dikirim.

Sistem Tempat/Geografi : File dibagi berdasarkan kategori tempat atau kota. System ini sangat ideal bagi perusahaan yang memiliki banyak anak cabang/pabrik.

Sistem Nomor : Dalam system nomor, suatu subyek terlebih dulu ditentukan indeksnya. Jika anda ingin menyimpan/menemukan suatu file anda harus melihat dulu nomor indeksnya. Walaupun tidak ditentukan indeksnya, voucher, purchase order biasanya disusun dengan system nomor berurutan.

Sistem filling yang baik membutuhkan penanganan yang terus-menerus sehingga pada saatnya data atau informasi itu dibutuhkan bisa segera didapatkan. Arsip yang lengkap dan teratur merupakan langkah awal menuju tertib administrasi. Administrasi yang baik merupakan cermin dan kunci sukses suatu perusahaan.

Cost Expenses:

Project Type	Fee Range (Rp)	Time Estimation
Small Documents	5 - 10 juta	1 - 3 month, 8 hours a week
Middle Documents	10 - 15 juta	2 - 4 month, 10 hours a week
Big Documents	15 - 30 juta	3 - 6 month, 20 hours a week

 

Description:

Small Documents :

Adalah tipe project yang cocok digunakan untuk pengelolaan dan pengaturan berkas untuk kantor / perusahaan kecil atau sebuah divisi;

Middle Documents :

Adalah tipe project yang cocok digunakan untuk pengelolaan dan pengaturan berkas untuk kantor / perusahaan yang akan berkembang berusia sekitar 3-5 tahun;

Big Documents :

Adalah tipe project yang cocok digunakan untuk pengelolaan dan pengaturan berkas untuk kantor / perusahaan yang bergerak di bidang jasa seperti konsultan hukum, konsultan keuangan atau perusahaan yang telah lama berdiri.

Setiap Paket akan mendapatkan tambahan servis secara Gratis, sbb:

1. Konsultasi aktif selama jam kerja 09.00 – 18.00 (5 hari kerja seminggu) selama masa penunjukan pengaturan dokumen diserahkan kepada kami;
2. Free penyusunan Standard Operation Procedure (SOP) sistem pengaturan dokumen sebagai acuan bagi Klien untuk merapihkan dokumennya sendiri;
3. Free 2 days training kepada salah satu pegawai yang ditunjuk untuk meneruskan pengaturan dokumen yang telah dirapihkan;
4. After sales service yaitu, review tahunan atas keberhasilan pengaturan dokumen yang telah dirapihkan yang akan kami berikan maksimal 3 kali dalam 1 tahun setelah pengaturan dokumen diterima oleh Klien, jika ternyata terdapat kekurangan atas pengaturan dokumen tersebut, maka kami akan memberikan free maksimal 1 bulan kepada team kami untuk kembali merapihkan dokumen (jumlah jam kerja tergantung pada jumlah dokumen yang harus dirapihkan kembali) tanpa ada tambahan biaya apapun, kecuali biaya transport bagi team kami yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut.

Keuntungan:

1. Membantu Klien menerapkan system file yang bermanfaat bagi masa depan pengelolaan dokumen Klien;
2. Memberikan keuntungan kepada Klien dari segi biaya yang terjangkau yang sudah jelas lebih hemat dibandingkan solusi apapun yang anda miliki saat ini termasuk memiliki beberapa orang staff administrasi dan sekretaris;
3. Dalam waktu yang singkat, seluruh dokumen klien dapat tertata dengan baik dan memudahkan menemukan setiap dokumen yang diperlukan dalam waktu yang singkat;
4. Membantu memisahkan (memilah) setiap dokumen yang tidak diperlukan untuk disimpan;
5. Membantu mengatur setiap dokumen yang aktif dan pasif.

Paket Tambahan:

1. Basic Database:Pencatatan daftar file dengan memberikan informasi singkat atas file yang telah dirapihkan.
2. Complete Database:Pencatatan daftar file dengan memberikan informasi lengkap atas isi file, letak file dan caption untuk kemudahan menemukan file yang diperlukan.